Aula de organização

Já tinha falado aqui o tema, de uma forma geral. Hoje volto à carga com as to-do lists, as tarefas urgentes e importantes, etc.

Bora lá:

O email faz scroll-down e parece que nunca mais os vamos conseguir ler todos nem daqui a uns 6 meses (como se até lá não caíssem mais emails…), as horas voam, o trabalho acumula loucamente e ficamos completamente loucas! Já para não falar na pilha de roupa que está por passar a ferro e aquela outra que está atirada pelo quarto à espera de um tempinho (quel tempinho??) e alguma paciência para ser arrumada.

Se acham que as 24h do dia não são suficientes para desempenhar todas as tarefas, sigam algumas das dicas abaixo:

Sempre fui super-organizada e a certa altura na empresa onde estava a trabalhar havia a hipótese de fazer um curso de “Gestão de tempo”, ao qual me inscrevi prontamente! 🙂 Ajudou-me imenso a organizar-me e a prioritizar as tarefas do dia-a-dia – a todos os níveis, afinal temos que equilibrar a nossa vida pessoal e profissional.

1. LISTAS DE TAREFAS

Façam uma lista do que têm para fazer ao longo da semana – façam-na logo à 2ªf, assim que chegam ao escritório para poderem planear a semana de trabalho, de forma a que consigam cumprir ao máximo os deadlines. Uma boa to-do list não tem só as tarefas, mas também o tempo que essas tarefas nos vão consumir – o truque é assumir sempre +50% do tempo para cada tarefa, assim evitam o stress de estar a atrasar a próxima. Ou seja, se acham que vão demorar umas 2h a terminar o relatório, ponham 3h para que o façam com calma e sem pressões (durante esse tempo seguramente alguém vos vai ligar e roubar uns minutos do vosso tempo, por exemplo)

2. MUST-DO LIST

Separem o que tem que ser feito daquilo que é realmente importante e urgente. Temos sempre tendência a desempenhar as tarefas mais simples e mais rápidas primeiro, mas podemos estar a negligenciar as mais urgentes e importantes.

3. SOB CONTROLO

Se gostam de pagar as contas no limite do prazo, apontem essa data na agenda para não correrem o risco de acordar uma manhã e terem que tomar banho de àgua gelada (no inverno ninguém merece!!).

4. DEIXAR PARA LÁ

Se há determinada tarefa que insiste em permanecer na lista há meses, mais vale esquecer! Pensem se vão realmente executá-la. Se não, retirem-na da lista, provavelmente não é assim tão importante e muito menos urgente. Deleguem a outra pessoa ou eliminem-na totalmente (há uma grande probabilidade de quando a apagarem já não fazer o menor sentido!)

5. BLOCO DE NOTAS

Sempre fui doida por cadernos e blocos de notas (aponto tudooo). Os post-it’s ficam espahados na secretária, perdidos na carteira ou mesmo já no balde do lixo… ter sempre um bloco de notas à mão ajuda a que não nos escape nada. A memória prega-nos partidas! Se são maos tecnológicas, há apps que vos ajudam a sincronizar as notas entre o computador, telemóvel e tablet. É o caso da FIRETASK

6. AGENDAS SINCRONIZADAS

Usem apenas uma agenda para todos os compromissos – profissionais e pessoais. Não faz sentido andar com duas agendas ao mesmo tempo quando a vossa vida é só uma.

Gostaram das dicas?