Organização do tempo

Este é um tema sobre o qual tenho lido ultimamente: organização do tempo.

É comum acharmos que não temos tempo, que o o nosso dia não chega para fazer metade daquilo que temos para fazer, quanto mais as coisas que gostávamos de fazer…

Gostavam que fosse partilhando por aqui algumas coisas que tenho aprendido sobre este tema? Ou são super focadas e o vosso dia chega para tudo e ainda sobra? 🙂

Uma das coisas que aprendi e tenho tentado aplicar: time blocking.

Traduzindo, é uma técnica na qual dividimos os nossos dias em blocos de tempo.

É uma forma de controlarmos melhor a nossa agenda e os nossos dias e nos conseguimos concentrar naquilo que realmente importa e focar a nossa atenção nessas tarefas, por blocos de tempo. Estabelecemos as nossas prioridades do mês, da semana e de cada dia, incluindo a vida profissional, pessoal, familiar e social, incluindo blocos de tempo para as refeições.

Esta é uma estratégia conhecida de gestão de tempo, na qual programamos partes do nosso dia para focar em determinada coisa. Ter blocos de tempo para as nossas tarefas ajuda-nos não só a conseguir terminar tarefas importantes, como também a encontrar tempo que não existia no nosso dia para outras atividades, para descansar ou cuidarmos de nós! Foco total durante aquele bloco naquilo que nos propusemos a fazer. Uma dica que vos posso deixar e que tenho usado nos últimos meses: ter o telefone em “modo trabalho” entre as 8h e as 18h, ou seja, zero notificações, apenas recebo chamadas (se por acaso não ouvir o telemóvel tocar, a notificação da chamada não atendida só aparece depois das 18h). Para mim é útil, sobretudo no WhatsApp, em que há sempre mil mensagens que só nos distraem no dia-a-dia de trabalho, que podem perfeitamente ser respondidas ao final do dia e assim não tira o foco das tarefas importantes.

Vou explicar como funcionam estes tais blocos de tempo:

– agrupamos tarefas semelhantes e programas determinado período, onde o nosso foco vai exclusivamente para essas tarefas. Exemplo: criar um bloco temporal para trabalhar no projeto principal do dia das 9h às 10h30; fazer uma pausa para beber água ou comer um snack (esticar as pernas, essencialmente!); depois outro bloco de 1h para uma reunião; outro bloco de tempo para responder a emails, das 12h às 13h; outro bolo para almoço e por aí vai. Importante incluir todas as tarefas que pretendem fazer nesse dia, incluindo ir buscar os miúdos ao colégio, exercício físico, etc. Assim, não estamos a fazer uma tarefa e a pensar: devia estar a fazer isto ou aquilo. Foco na tarefa do momento e a nossa cabeça está descansada, porque temos tempo dedicado às restantes.

Podem ter estes blocos temporais numa agenda digital ou em papel – eu funciono melhor com o papel, gosto de escrever, anotar, rabiscar, etc. Visualizar estes blocos é muito importante, para não sobreporem atividades no mesmo bloco de tempo. Não façam pausas durante os blocos de tempo, esperem até terminar cada bloco para fazer uma chamada ou para ir beber água, etc.

Ter o email desligado também ajuda a focar, quantas vezes estamos concentradas em determinada tarefa, recebemos a notificação de um email no computador e pensamos “vou só responder, é rápido”… se é rápido, pode esperar pelo bloco dedicado a essa tarefa, certo?

Já experimentaram esta forma de organização? Quis trazer-vos este conteúdo no início do ano, altura em que estamos mais dispostas a organizar e reorganizar a nossa vida, o nosso trabalho, etc.

Espero que tenham gostado do conteúdo e vos ajude, como me tem ajudado a mim.

Beijinhos,

Margarida